天候災害時の気遣いメールを送るときの基本マナー
台風など大型な災害が発生した際には、受け手の安吠や状況を気づかうメールを送る場面も多くなります。しかし、いつ何を伝えるべきか、マナーを誤ると相手に負担をかけることもあります。
気遣いメールを送信する時間の判断方法
災害直後は多くの人が安全確保に努めており、連絡に応じられない場合もあります。会社の役職でも、先日の動向を見守りつつ、問題が落ち着いた頃に連絡をしましょう。
気遣いメールにおける表現と文章構成
最初には、心からのお見舞いの言葉を正直に伝えましょう。その上で、問題が発生した事情を詳しく描写せず、あくまでも「安吠を案じている」という姿勢を示すことが大切です。
また、メールの中には「ご返信は義務じゃないです」などの文言を添えると、相手の不安や不要なプレッシャーを和らげる効果があります。
ことばの選び方は「前向きなニュアンス」を
既に気持ちを振りたたせている相手に言葉をかける際は、必ず前向きで温かみのある表現を選びましょう。
不幸が重なるような表現や、状況の悪化を連想させる言葉は避け、心の支えとなるようなまなざしさを意識して使うことが重要です。
予定中止は、相手本体を一番に考えて
台風の影響でミーティングや繰りの約束を日程変更しなければならない場合も、相手の状況を優先した純粋な表現で伝えることが重要です。
さらに、再調整の意思を表明するとともに、部下的にならず「状況が落ち着いたら」という未来に対する前向きな言葉を添えるのもポイントです。
件名で内容を伝えるのも簡潔な思いやり
災害時は当然、たくさんのメールが送られると予想されます。
その中で相手に相懲な不安を与えず、簡潔に意図が伝わる件名を用意することは、既に気遣いの表れとなります。
「台風のお見舞いのご連絡（会社名）」などの表現で、シンプルで分かりやすいタイトルを使いましょう。
最後に：シーンに合わせた気遣いと定型表現
小さな一文でも、ひとことでも、相手の心に澄るような言葉を選び、お見舞いメールを送りましょう。
早すぎず、遅すぎず。読み手の状況を優先し、言葉を選ぶ精神こそ、ビジネスの信頼を添える心えとなります。
